![como-cotejar-documentos]()
El cotejo de documentos, al igual que la compulsa, sirve para examinar y comparar dos documentos, generalmente una copia con un original. La diferencia radica en que el cotejo está libre de cargas, es decir, es gratuito, y que debe llevarse a cabo en las distintas Unidades administrativas. Os explicamos cómo se hace y la importancia de cotejar documentos.
La RAE define cotejar como “confrontar algo con otra u otras cosas; compararlas teniéndolas a la vista” y ciertamente esta descripción no varía en exceso de su significado desde el punto de vista legal y administrativo. De hecho, la propia real academia reconoce el cotejo en su acepción jurídica como “prueba pericial que se practica cuando no se reconoce o niega la autenticidad de un documento privado presentado en juicio”.
En realidad el objetivo de cotejar un documento es similar a de compulsarlo, y que lo que se intentan en ambos casos es dar fe de que el original y la copia de un papel o escrito son idénticos. Sin embargo, sí que existen diferencias en cuanto a los trámites que debemos seguir. La compulsa es mucho más habitual que el cotejo y en este sentido, se puede llevar a cabo en Notarías, Ayuntamientos, Jefaturas Superiores y Comisarías de Policía y Gobiernos Civiles. Su expedición implica el pago de tasas, que variarán según el organismo que se encargue de llevar a cabo la compulsa.
Donde cotejar
A diferencia de la compulsa, el cotejo de documentos debe hacerse en las Unidades Administrativas que han de gestionar el expediente o, para los documentos que tengan que ser cursados de oficio a su centro de destino. Estas Unidades Administrativas son, en el caso de los ayuntamientos, las áreas en las que este se divide (Acaldía, Urbanismo, Atención al ciudadano, Bienestar Social, Cultura, Policía Municipal, etc.), por poner un ejemplo, aunque como explican desde el Ministerio de Justicia que “se entiende por unidad administrativa aquella que, sin estar integrada en la Oficina judicial, se constituye en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia para la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de la Oficina judicial sobre los que se tienen competencias, así como sobre los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios materiales”.
Caso aparte es la Agencia Tributaria, que ofrece su propio sistema de cotejo de documentos a través de su Sede Electrónica. Para cotejar los documentos electrónicos será necesario contar con un código seguro de verificación.
El procedimiento
Cotejar implica comparar dos documentos, uno generalmente original y una copia. Por eso, entre la documentación a aportar debe figurar el documento original y la copia (siempre que esta no sea una fotocopia que queramos hacer en el momento). La unidad administrativa se encargará de practicar el cotejo, comprobando la identidad de sus contenidos y devolverá el original al ciudadano. La diligencia de cotejo debe incluir una leyenda de que “esta copia es conforme con el original ” junto con la fecha en que se efectúa el cotejo, la identificación del órgano que la emite y la firma y el nombre de la persona (sea funcionario o laboral) que la expide. Además, la diligencia de cotejo se realizará en todas y cada una de las páginas del documento, o, en su caso, en la primera, añadiendo que el resto también han sido cotejadas.
En realidad, el proceso es muy similiar al de la compulsa, y lo que se pide al organismo es que de fe de que la copia es exactamente igual al original y por lo tanto la dote de la misma validez.
Para terminar, aquí os dejamos una presentación en la que se detalla la importancia de cotejar y como debe hacerse a efectos prácticos:
También te puede interesar
Imagen – Wikipedia
